1. Objeto

El presente Protocolo tiene por objeto regular el procedimiento de gestión, análisis e investigación de las comunicaciones recibidas a través del Sistema Interno de Información de Favero & Kolschinske Abogados (en adelante, “la Firma”).

Su finalidad es garantizar una tramitación rigurosa, confidencial, imparcial y conforme a la normativa aplicable, en particular la Ley 2/2023, la Directiva (UE) 2019/1937 y el Reglamento General de Protección de Datos.

2. Ámbito de aplicación

Este Protocolo se aplicará a todas las comunicaciones recibidas a través del Canal Ético que versen sobre hechos susceptibles de constituir:

  • Infracciones penales o administrativas graves o muy graves
  • Incumplimientos del Derecho de la Unión Europea
  • Vulneraciones de la normativa interna o del Código Ético
  • Conductas contrarias a los principios de integridad y cumplimiento de la Firma

3. Principios del procedimiento

El procedimiento de investigación se regirá por los siguientes principios:

  • Confidencialidad
  • Independencia e imparcialidad
  • Presunción de inocencia
  • Derecho de defensa
  • Proporcionalidad
  • Diligencia
  • Protección del informante

4. Responsable del procedimiento

La gestión de las comunicaciones corresponderá al Responsable del Sistema Interno de Información, designado por la Firma.

En caso de conflicto de interés, la investigación será asumida por un órgano alternativo designado por la Dirección, garantizando en todo caso la independencia del proceso.

5. Fases del procedimiento

5.1 Recepción de la comunicación

Una vez recibida la comunicación:

  • Se registrará en el sistema interno
  • Se asignará un número de expediente
  • Se acusará recibo al informante en un plazo máximo de 7 días, salvo que la comunicación sea anónima o el informante haya renunciado a recibir notificaciones

5.2 Análisis preliminar (admisión)

El Responsable del Sistema realizará una evaluación inicial para determinar si la comunicación es admisible.

Se inadmitirán aquellas comunicaciones que:

  • Carezcan manifiestamente de fundamento
  • No se refieran a hechos incluidos en el ámbito del sistema
  • Constituyan meros conflictos personales sin relevancia jurídica
  • Sean reiteración de comunicaciones ya resueltas sin aportar información nueva

La inadmisión será motivada y, en su caso, comunicada al informante.

5.3 Apertura de investigación

  • Se acordará la apertura de investigación
  • Se definirá el alcance y plan de actuación
  • Se podrán adoptar medidas cautelares si fueran necesarias

5.4 Investigación

La investigación podrá incluir:

  • Recopilación de documentación
  • Análisis de información interna
  • Entrevistas a personas implicadas o testigos
  • Solicitud de informes internos o externos

Durante esta fase se garantizará:

  • La confidencialidad de todas las actuaciones
  • El respeto a los derechos de las personas afectadas
  • La limitación del acceso a la información a personal autorizado

5.5 Audiencia de la persona afectada

Antes de la resolución, la persona sobre la que recaiga la comunicación será informada, en la medida en que no comprometa la investigación, y podrá:

  • Formular alegaciones
  • Aportar pruebas
  • Ejercer su derecho de defensa

5.6 Resolución

Finalizada la investigación, el Responsable del Sistema emitirá una resolución motivada que podrá concluir:

  • Existencia de incumplimiento
  • Inexistencia de incumplimiento
  • Imposibilidad de determinar los hechos

En caso de detectarse infracciones, se propondrán las medidas correspondientes, que podrán incluir:

  • Medidas disciplinarias
  • Acciones correctoras
  • Comunicación a autoridades competentes

El plazo máximo para resolver será de 3 meses desde la recepción de la comunicación, salvo ampliación justificada conforme a la normativa aplicable.

5.7 Comunicación del resultado

El informante será informado del resultado del procedimiento, en la medida en que sea posible y conforme a la normativa de protección de datos y confidencialidad.

6. Medidas de protección

Durante todo el procedimiento se garantizará:

  • La protección del informante frente a represalias
  • La confidencialidad de su identidad
  • La protección de las personas afectadas
  • La seguridad de la información

7. Confidencialidad

Toda la información relativa a la comunicación y a la investigación tendrá carácter confidencial.

El acceso estará restringido exclusivamente a las personas autorizadas.

La identidad del informante no será revelada salvo obligación legal o consentimiento expreso.

8. Protección de datos

Los datos personales serán tratados conforme a la normativa vigente en materia de protección de datos.

  • Finalidad: gestión e investigación de las comunicaciones
  • Base legal: cumplimiento de obligación legal
  • Conservación: limitada al tiempo necesario

Los datos no necesarios serán suprimidos de forma inmediata.

9. Registro y documentación

Todas las actuaciones serán documentadas y registradas en el sistema interno de la Firma, incluyendo:

  • Fecha de recepción
  • Actuaciones realizadas
  • Resolución adoptada

El registro se conservará con las debidas garantías de confidencialidad.

10. Colaboración con autoridades

Cuando los hechos investigados puedan constituir infracción administrativa o penal, la Firma podrá trasladar la información a las autoridades competentes.

11. Revisión del protocolo

El presente Protocolo será revisado periódicamente para garantizar su adecuación a la normativa vigente y a las mejores prácticas en materia de cumplimiento normativo.

12. Entrada en vigor

El presente Protocolo entra en vigor desde su aprobación y será de obligado cumplimiento para todos los miembros de la Firma.